Organisatievalidatie voor VMC: documentatie-eisen uitgelegd

Organisatievalidatie is een kritieke stap in het VMC-proces en zorgt ervoor dat alleen legitieme bedrijven hun logo's kunnen weergeven in e-mailclients. Certificaatautoriteiten (CA's) gebruiken dit proces om het wettelijke bestaan, de identiteit en de bevoegdheid van uw bedrijf om het handelsmerklogo te gebruiken te verifiëren, en beschermen zo tegen fraude en misbruik.

• Bedrijfsregistratiedocumenten: Zorg voor officiële documenten die het wettelijke bestaan van je organisatie aantonen, zoals een oprichtingsakte, bedrijfsvergunning of registratie bij een overheidsinstantie.
• Controle actieve status: De CA controleert of je bedrijf actief is en een goede status heeft. Hiervoor kunnen recente jaarverslagen, belastingaangiften of een certificaat van goede reputatie van je lokale overheid nodig zijn.
• Bevestiging fysiek adres: Lever een bewijs van het fysieke adres van je organisatie, zoals een recente energierekening, bankafschrift of overheidscorrespondentie. Het adres moet overeenkomen met je bedrijfsregistratie.
• Identificatie van de gemachtigde ondertekenaar: Identificeer de persoon die gemachtigd is om namens uw organisatie het VMC aan te vragen. Hiervoor kan een notariële machtigingsbrief, bestuursbesluit of andere officiële documentatie nodig zijn.
• Bewijs van domeineigendom: Toon de controle aan van het domein waarvoor de VMC wordt aangevraagd. Dit wordt meestal gedaan via e-mailverificatie, DNS TXT-record of het uploaden van een bestand naar uw website zoals aangegeven door de CA.
• Documentatie handelsmerk: Zorg voor een certificaat of officieel document van je geregistreerde handelsmerk, zodat het logo exact overeenkomt met het handelsmerk.

• Organogram of structuur: Voor complexe organisaties kan een organigram met de relaties tussen moeder-, dochter- of gelieerde ondernemingen nodig zijn, vooral als het handelsmerk eigendom is van een andere entiteit.
• Licentieovereenkomsten: Als uw organisatie niet de directe eigenaar van het handelsmerk is, dient u een formele licentieovereenkomst in te dienen die het recht geeft om het merk te gebruiken voor VMC-doeleinden.
• Bewijsstukken voor kwaliteitscontrole: Voeg voor merken in licentie documentatie bij waaruit blijkt dat de eigenaar van het handelsmerk toezicht houdt en voorzieningen treft voor kwaliteitscontrole.

• Niet overeenkomende informatie: Zorg ervoor dat alle ingediende documenten dezelfde wettelijke naam en hetzelfde adres gebruiken als uw handelsmerk- en domeinrecords.
• Verlopen of onvolledige documenten: Zorg alleen voor actuele, officiële documenten - verouderde of ontbrekende documenten kunnen de goedkeuring vertragen.
• Onduidelijke autorisatie: Identificeer en documenteer duidelijk de persoon die bevoegd is om namens uw organisatie op te treden in het VMC-proces.